1.确定待移交电子档案
档案移交部门按照电子档案移交范围和时间要求确定待移交电子档案,并按照规范格式生成《电子档案移交清单》，将其与电子档案共同移交。
2.编制移交说明文件
档案移交部门编制说明文件,存放与移交电子档案有关的信息,包括电子档案的移交单位、内容描述、起止档号、档案数量、读取电子档案所需要的软硬件环境和其他有助于说明移交电子档案的信息。采用离线移交方式时,说明文件中还应包括离线移交的载体参数(如载体类型、载体容量等)、载体编号、载体数量、载体制作单位和载体检查单位等信息。
3.形成移交信息包
档案移交部门对电子档案移交清单与待移交电子档案的一致性进行检查,确认无误后,导出待移交电子档案的目录数据、内容数据和元数据,按照规范格式形成电子档案移交信息包。
4.检测电子档案移交信息包
档案移交部门对电子档案移交信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测,检测合格后方可提交。
5.形成登记表
档案移交部门在提交电子档案移交信息包之前将相关信息写入《电子档案移交接收登记表》。
6.提交电子档案移交信息包
档案移交部门宜采用在线方式,使用相关应用系统向档案管理部门提交电子档案移交信息包。采用离线移交方式时,档案移交部门应按规定方式将电子档案移交信息包存储在准备好的离线存储载体上。存储电子档案移交信息包的载体或载体盒上应标注可反映其内容的标签。
